Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αποτελεί ένα ακόμη σημαντικό βήμα προς την ψηφιοποίηση των φορολογικών διαδικασιών των επιχειρήσεων.

Μέσω του myDATA, η ΑΑΔΕ προχωρά στη ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης των αγαθών, από τη στιγμή που ξεκινά η μεταφορά τους μέχρι την παραλαβή τους.

Στόχος είναι η καλύτερη καταγραφή των διακινήσεων, η μεγαλύτερη διαφάνεια στις συναλλαγές και η άμεση ενημέρωση της ΑΑΔΕ για τη διακίνηση των αγαθών.

Τι είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι το ηλεκτρονικό παραστατικό που χρησιμοποιείται για την καταγραφή και διαβίβαση των στοιχείων μιας διακίνησης αγαθών.

Ενδεικτικά, μπορεί να αφορά:

• αποστολή προϊόντων σε πελάτη,
• μεταφορά αγαθών μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης,
• επιστροφές προϊόντων,
• αποστολή αγαθών για επισκευή ή επεξεργασία,
• μεταφορά αγαθών προς ή από αποθηκευτικούς χώρους,
• άλλες περιπτώσεις διακίνησης που προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία.

Το ψηφιακό παραστατικό διαβιβάζεται ηλεκτρονικά στο myDATA της ΑΑΔΕ.

Η εφαρμογή γίνεται σε δύο φάσεις

Η ψηφιοποίηση της διακίνησης αγαθών πραγματοποιείται σταδιακά.

Α΄ Φάση – Ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση

Από 1 Δεκεμβρίου 2025 ξεκίνησε η υποχρεωτική εφαρμογή της Α΄ Φάσης για τις επιχειρήσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής.

Η φάση αυτή αφορά κυρίως την έκδοση και διαβίβαση των ψηφιακών παραστατικών διακίνησης στην πλατφόρμα myDATA.

Β΄ Φάση – Ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης

Η Β΄ Φάση αφορά την πιο αναλυτική ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης των αγαθών.

Περιλαμβάνει στοιχεία όπως:

• φόρτωση,
• μεταφόρτωση,
• παραλαβή,
• ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο των αγαθών.

Η εφαρμογή της Β΄ Φάσης έχει χωριστεί σε δύο επιμέρους στάδια:

Ποιες επιχειρήσεις αφορά;

Η υποχρέωση αφορά επιχειρήσεις που πραγματοποιούν διακινήσεις αγαθών, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις και τις εξαιρέσεις που προβλέπει το ισχύον φορολογικό πλαίσιο.

Δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση που εκδίδει τιμολόγια είναι αυτομάτως υποχρεωμένη να εκδίδει Ψηφιακά Δελτία Αποστολής.

Καθοριστικό ρόλο έχουν το είδος της δραστηριότητας, η φύση των αγαθών και ο λόγος για τον οποίο πραγματοποιείται η διακίνηση.

Για τον λόγο αυτό, είναι σημαντικό κάθε επιχείρηση να εξετάζει τη δική της περίπτωση και τις ειδικές εξαιρέσεις που ενδέχεται να εφαρμόζονται.

Πώς εκδίδεται;

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής μπορεί να εκδίδεται και να διαβιβάζεται μέσω των διαθέσιμων ηλεκτρονικών καναλιών που προβλέπει η ΑΑΔΕ, ανάλογα με το σύστημα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση.

Ενδεικτικά, μπορεί να χρησιμοποιηθεί:

• εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα,
• ERP,
• πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης,
• εφαρμογές που παρέχονται από την ΑΑΔΕ, όπου προβλέπεται.

Το ψηφιακό παραστατικό πρέπει να εκδίδεται πριν από την έναρξη της διακίνησης, όπου αυτό απαιτείται από τους σχετικούς κανόνες.

Τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση;

Οι επιχειρήσεις που υπάγονται στην υποχρέωση θα πρέπει να προετοιμαστούν έγκαιρα και να:

1. ελέγξουν εάν υπάγονται στο μέτρο,
2. καταγράψουν τις διαφορετικές περιπτώσεις διακίνησης που πραγματοποιούν,
3. επιλέξουν τον κατάλληλο τρόπο έκδοσης και διαβίβασης,
4. ελέγξουν την παραμετροποίηση του εμπορικού ή λογιστικού τους προγράμματος,
5. ενημερώσουν το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τις αποστολές και τις παραλαβές,
6. εξασφαλίσουν ότι τα στοιχεία των διακινήσεων διαβιβάζονται σωστά στο myDATA.

Τι πρέπει να προσέξετε ιδιαίτερα;

Η διαδικασία δεν αφορά απλώς την έκδοση ενός παραστατικού σε μορφή PDF.

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αποτελεί μέρος ενός ηλεκτρονικού συστήματος παρακολούθησης της διακίνησης αγαθών.

Επομένως, ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται:

• στην ορθή καταχώριση των ειδών και των ποσοτήτων,
• στα στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη,
• στον τόπο φόρτωσης και παράδοσης,
• στην ημερομηνία και ώρα έναρξης της διακίνησης,
• στον τρόπο μεταφοράς,
• στη σωστή διαβίβαση των στοιχείων στο myDATA.

Γιατί είναι σημαντική η έγκαιρη προετοιμασία;

Η εφαρμογή του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής επηρεάζει άμεσα την καθημερινή λειτουργία επιχειρήσεων που διακινούν προϊόντα.

Η σωστή προετοιμασία πριν από την έναρξη κάθε νέου σταδίου είναι σημαντική, ώστε να υπάρχει ο απαραίτητος χρόνος για:

• τεχνικές προσαρμογές,
• παραμετροποίηση λογισμικού,
• εκπαίδευση του προσωπικού,
• έλεγχο των διαδικασιών διακίνησης.

Η υποστήριξη του λογιστικού γραφείου

Η μετάβαση στο Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής απαιτεί συνεργασία μεταξύ της επιχείρησης, του λογιστικού γραφείου και του παρόχου ή του λογισμικού που χρησιμοποιείται.

Το λογιστικό γραφείο μπορεί να σας βοηθήσει να ελέγξετε αν η επιχείρησή σας υπάγεται στην υποχρέωση, από ποια ημερομηνία και ποιες διαδικασίες πρέπει να ακολουθήσετε.

Εάν η επιχείρησή σας διακινεί αγαθά και δεν είστε βέβαιοι εάν υπάγεστε στο Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής ή τι πρέπει να κάνετε για να προετοιμαστείτε, επικοινωνήστε μαζί μας για να εξετάσουμε την περίπτωσή σας και να σας καθοδηγήσουμε στα απαραίτητα βήματα.