Σχεδιάζετε την πρώτη σας πρόσληψη; Δείτε τι πρέπει να κάνετε στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, ποια έγγραφα χρειάζονται, τι ισχύει για το ωράριο, την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας και τις ασφαλιστικές εισφορές.
Η πρόσληψη του πρώτου εργαζομένου αποτελεί ένα σημαντικό βήμα για κάθε επιχείρηση, καθώς σηματοδοτεί την ανάπτυξή της, αλλά ταυτόχρονα δημιουργεί νέες εργοδοτικές υποχρεώσεις.
Πριν ο εργαζόμενος αναλάβει καθήκοντα, ο εργοδότης πρέπει να έχει ολοκληρώσει συγκεκριμένες διαδικασίες και να έχει διασφαλίσει ότι τηρούνται όλες οι προβλέψεις της εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας.
Η σωστή προετοιμασία είναι απαραίτητη, καθώς ακόμη και ένα απλό λάθος στη δήλωση της πρόσληψης ή στο ωράριο μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές κυρώσεις.
1. Αναγγελία πρόσληψης στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας, πρέπει να ολοκληρωθεί η προβλεπόμενη διαδικασία αναγγελίας της πρόσληψης στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Ο εργοδότης οφείλει να δηλώσει εγκαίρως τα στοιχεία του εργαζομένου και τους βασικούς όρους απασχόλησής του.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται ακόμη και στις περιπτώσεις δοκιμαστικής απασχόλησης, καθώς η δοκιμαστική περίοδος δεν απαλλάσσει τον εργοδότη από την υποχρέωση δήλωσης της πρόσληψης.
Η έναρξη εργασίας χωρίς την απαιτούμενη αναγγελία μπορεί να χαρακτηριστεί ως αδήλωτη εργασία και να επιφέρει ιδιαίτερα υψηλά πρόστιμα.
2. Σύμβαση εργασίας και καθορισμός ωραρίου
Πριν από την έναρξη της απασχόλησης πρέπει να έχουν προσδιοριστεί με σαφήνεια οι βασικοί όροι της εργασιακής σχέσης.
Ειδικότερα, πρέπει να καθοριστούν:
- Το είδος απασχόλησης (πλήρης ή μερική).
- Οι συμφωνημένες αποδοχές.
- Το ημερήσιο και εβδομαδιαίο ωράριο.
- Οι ημέρες εργασίας και τα προβλεπόμενα ρεπό.
- Η ειδικότητα και τα καθήκοντα του εργαζομένου.
- Η διάρκεια της σύμβασης, εφόσον είναι ορισμένου χρόνου.
Οι όροι εργασίας πρέπει να αποτυπώνονται με τον προβλεπόμενο τρόπο και να γνωστοποιούνται στον εργαζόμενο.
Επιπλέον, οποιαδήποτε μεταβολή στο ωράριο ή στους όρους απασχόλησης πρέπει να αντιμετωπίζεται σύμφωνα με τις ισχύουσες υποχρεώσεις δήλωσης στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
3. Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Ποιες επιχειρήσεις αφορά;
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας αποτελεί πλέον βασικό εργαλείο ελέγχου του πραγματικού χρόνου απασχόλησης.
Η υποχρέωση εφαρμογής της αφορά τις επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στους αντίστοιχους κλάδους και δραστηριότητες.
Όπου εφαρμόζεται, ο εργαζόμενος οφείλει να καταγράφει την πραγματική ώρα προσέλευσης και αποχώρησής του, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες.
Ο εργοδότης πρέπει να διασφαλίζει ότι:
- Η Ψηφιακή Κάρτα λειτουργεί σωστά.
- Οι σημάνσεις αντιστοιχούν στην πραγματική απασχόληση.
- Δεν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ δηλωμένου ωραρίου και πραγματικών ωρών εργασίας.
Οι παραβάσεις που σχετίζονται με τη μη ορθή εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας μπορούν να επιφέρουν πρόστιμα έως και 10.500 € ανά εργαζόμενο, ανάλογα με την παράβαση.
4. Μισθοδοσία, ασφαλιστικές εισφορές και φορολογικές υποχρεώσεις
Η πρόσληψη δημιουργεί επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις για τον εργοδότη, οι οποίες πρέπει να τηρούνται σε μηνιαία βάση.
Μεταξύ άλλων, απαιτούνται:
- Η ορθή έκδοση και καταβολή της μισθοδοσίας.
- Η υποβολή Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (ΑΠΔ) στον e-ΕΦΚΑ.
- Η καταβολή των ασφαλιστικών εισφορών εργαζομένου και εργοδότη.
- Η υποβολή των προβλεπόμενων δηλώσεων παρακρατούμενου φόρου στην ΑΑΔΕ.
- Η τήρηση των νόμιμων προθεσμιών πληρωμής και υποβολής.
Είναι επίσης σημαντικό ο εργοδότης να γνωρίζει ότι το πραγματικό κόστος ενός εργαζομένου δεν περιορίζεται στον συμφωνημένο μικτό μισθό.
Στον συνολικό προϋπολογισμό πρέπει να υπολογίζονται:
- Οι εργοδοτικές ασφαλιστικές εισφορές.
- Το Δώρο Χριστουγέννων.
- Το Δώρο Πάσχα.
- Το επίδομα αδείας.
- Οι λοιπές νόμιμες παροχές, όπου προβλέπονται.
Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να προγραμματίσει σωστά τις οικονομικές της υποχρεώσεις και να αποφύγει δυσάρεστες εκπλήξεις.
5. Υπάρχει δυνατότητα επιδότησης της νέας πρόσληψης;
Πριν προχωρήσετε στην πρόσληψη, αξίζει να εξετάσετε εάν η επιχείρησή σας μπορεί να ενταχθεί σε κάποιο πρόγραμμα επιχορήγησης της ΔΥΠΑ.
Κατά διαστήματα προκηρύσσονται προγράμματα που επιδοτούν μέρος του μισθολογικού και ασφαλιστικού κόστους, με κριτήρια που μπορεί να αφορούν:
- Την ηλικία του υποψηφίου εργαζομένου.
- Την προηγούμενη κατάσταση ανεργίας.
- Τη διάρκεια εγγεγραμμένης ανεργίας.
- Την περιοχή εγκατάστασης της επιχείρησης.
- Το είδος και το μέγεθος της επιχείρησης.
Προσοχή: Σε αρκετά προγράμματα απαιτείται η υποβολή αίτησης και η έγκριση πριν από την πραγματοποίηση της πρόσληψης. Για τον λόγο αυτό, ο σχετικός έλεγχος πρέπει να προηγείται της πρόσληψης και όχι να γίνεται εκ των υστέρων.
Τι πρέπει να προσέξετε πριν την πρώτη πρόσληψη;
Η πρόσληψη προσωπικού δεν είναι απλώς μια διαδικασία καταχώρισης στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Απαιτεί σωστό σχεδιασμό, γνώση των εργοδοτικών υποχρεώσεων και συνεχή παρακολούθηση της εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας.
Η σωστή οργάνωση από την πρώτη ημέρα προστατεύει την επιχείρηση από πρόστιμα, λάθη στη μισθοδοσία και περιττές επιβαρύνσεις.
Σκέφτεστε να προσλάβετε τον πρώτο σας εργαζόμενο;
Η DG Tax and Business Solutions – Κωνταντάκου Γιάννα αναλαμβάνει την προετοιμασία και διεκπεραίωση της διαδικασίας πρόσληψης, τη διαχείριση των δηλώσεων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, την οργάνωση της μισθοδοσίας και την παρακολούθηση των εργοδοτικών υποχρεώσεων.
Παράλληλα, ελέγχουμε εάν η επιχείρησή σας μπορεί να επωφεληθεί από διαθέσιμα προγράμματα επιδότησης προσωπικού.
Επικοινωνήστε μαζί μας στο 210 7613056 ή επισκεφθείτε το dgtaxsolutions.gr για να οργανώσετε σωστά την πρώτη σας πρόσληψη.