Αν έχετε επιχείρηση ή είστε ελεύθερος επαγγελματίας, το πιθανότερο είναι πως έχετε ακούσει τουλάχιστον δέκα φορές τη λέξη «myDATA» από τον λογιστή σας. Ίσως χωρίς να ξέρετε ακριβώς τι σημαίνει, τι στέλνετε εκεί, και γιατί η ΑΑΔΕ επιμένει τόσο πολύ. Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε τι είναι στ’ αλήθεια τα ηλεκτρονικά βιβλία, πώς δουλεύουν καθημερινά, και τι υποχρεώσεις δημιουργούν για κάθε επιχείρηση στην Ελλάδα.
Στο άρθρο θα διαβάσετε:
- Τι είναι το myDATA και τι σημαίνει η συντομογραφία
- Ποιοι είναι υποχρεωμένοι να διαβιβάζουν δεδομένα
- Τι ακριβώς στέλνεται στα ηλεκτρονικά βιβλία
- Τους τρόπους διαβίβασης (ERP, ειδική φόρμα, πάροχος)
- Τις προθεσμίες διαβίβασης παραστατικών
- Τι αλλάζει με τα παραστατικά διακίνησης το 2025-2026
- Τις κυρώσεις και τι κινδυνεύετε αν δεν συμμορφωθείτε
Τι είναι το myDATA
Το myDATA είναι η ηλεκτρονική πλατφόρμα της ΑΑΔΕ μέσα από την οποία καταγράφονται τα λογιστικά και φορολογικά δεδομένα όλων των επιχειρήσεων στην Ελλάδα. Το όνομα προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων my Digital Accounting and Tax Application, δηλαδή «η δική μου ψηφιακή λογιστική και φορολογική εφαρμογή».
Για να το καταλάβετε απλά, σκεφτείτε το σαν μια ψηφιακή λογιστική καρτέλα που κρατάει η ΑΑΔΕ για την επιχείρησή σας. Κάθε τιμολόγιο που εκδίδετε, κάθε δαπάνη που καταχωρείτε, όλα περνάνε από αυτή την πλατφόρμα και ενημερώνουν τα λεγόμενα «ηλεκτρονικά βιβλία».
Ο στόχος είναι διπλός. Από τη μια, να ψηφιοποιηθεί πλήρως η τήρηση βιβλίων και να μειωθεί το διοικητικό κόστος για τις επιχειρήσεις. Από την άλλη, να έχει η φορολογική διοίκηση σε πραγματικό χρόνο εικόνα των συναλλαγών, κάτι που λειτουργεί ως μηχανισμός πρόληψης της φοροδιαφυγής.
Ποιους αφορά το myDATA
Το myDATA αφορά πρακτικά όλες τις επιχειρήσεις και τις οντότητες που τηρούν λογιστικά αρχεία σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ν.4308/2014). Δηλαδή μιλάμε για:
- Ατομικές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες
- Ομόρρυθμες και ετερόρρυθμες εταιρείες (ΟΕ, ΕΕ)
- ΙΚΕ, ΕΠΕ και ΑΕ
- Μη κερδοσκοπικές οντότητες που ασκούν οικονομική δραστηριότητα
Δεν έχει σημασία αν τηρείτε απλογραφικά ή διπλογραφικά βιβλία. Αν κόβετε τιμολόγια, είστε μέσα. Η υποχρέωση πηγάζει από το άρθρο 15Α του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας, και δεν υπάρχει περιθώριο επιλογής.
Τι διαβιβάζεται στα ηλεκτρονικά βιβλία
Στην πλατφόρμα δεν στέλνετε ολόκληρο το τιμολόγιο με τις λεπτομέρειες του κάθε προϊόντος. Στέλνετε τη λεγόμενη Σύνοψη Παραστατικών, που περιλαμβάνει τα βασικά, δηλαδή:
- Στοιχεία αντισυμβαλλομένων (ΑΦΜ πελάτη ή προμηθευτή)
- Καθαρή αξία, ΦΠΑ, άλλοι φόροι και κρατήσεις
- Χαρτόσημα και τέλη
- Είδος παραστατικού (τιμολόγιο, απόδειξη, πιστωτικό κ.λπ.)
Αυτό που δεν ταξιδεύει στο myDATA είναι η αναλυτική περιγραφή των ειδών που πουλήθηκαν ή αγοράστηκαν. Τα βιβλία σας παραμένουν στο λογιστικό σας σύστημα, απλώς η σύνοψή τους συμφωνεί με τα ηλεκτρονικά βιβλία της ΑΑΔΕ.
Πέρα από τη σύνοψη, διαβιβάζεται και ο χαρακτηρισμός των συναλλαγών. Ο χαρακτηρισμός δείχνει τι είδους έσοδο ή έξοδο είναι (πωλήσεις εμπορευμάτων, αμοιβές τρίτων, ενοίκια, μισθοδοσία κ.ο.κ.), και αυτό είναι κρίσιμο γιατί συνδέεται άμεσα με τα πεδία του Ε3 της φορολογικής σας δήλωσης. Τέλος, μια φορά τον χρόνο γίνονται οι εγγραφές τακτοποίησης για τον προσδιορισμό του λογιστικού και φορολογικού αποτελέσματος.
Οι τρόποι διαβίβασης στο myDATA
Δεν υπάρχει ένας μόνο τρόπος να στείλετε τα δεδομένα σας, γιατί οι επιχειρήσεις διαφέρουν πολύ μεταξύ τους σε μέγεθος και ανάγκες. Η ΑΑΔΕ έχει καθιερώσει κυρίως τα παρακάτω κανάλια.
Μέσω εμπορικού ή λογιστικού προγράμματος (ERP)
Η πιο συνηθισμένη επιλογή για επιχειρήσεις με όγκο συναλλαγών. Το πρόγραμμά σας συνδέεται απευθείας με το myDATA REST API της ΑΑΔΕ και η διαβίβαση γίνεται αυτόματα, συνήθως χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα χειροκίνητα. Τα δεδομένα ταξιδεύουν το αργότερο μέχρι την επόμενη ημέρα από την έκδοση.
Μέσω Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Εδώ αναθέτετε όλη τη διαδικασία σε εξειδικευμένο πάροχο. Αυτός αναλαμβάνει να εκδίδει τα τιμολόγιά σας και να τα διαβιβάζει στην ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο. Συνήθως ταιριάζει σε επιχειρήσεις που θέλουν να αποφορτιστούν τελείως από το θέμα της συμμόρφωσης. Προσοχή όμως, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου είναι διαφορετικό πράγμα από τα ηλεκτρονικά βιβλία, παρότι συνδέονται.
Μέσω Ειδικής Φόρμας Καταχώρησης της ΑΑΔΕ
Αφορά κυρίως πολύ μικρές επιχειρήσεις με ελάχιστες συναλλαγές, συνήθως έως 50 τιμολόγια τον χρόνο. Μπαίνετε στην πύλη της ΑΑΔΕ και καταχωρείτε χειροκίνητα το κάθε παραστατικό. Είναι δωρεάν, αλλά χρονοβόρα λύση αν έχετε πάνω από δύο-τρία τιμολόγια τον μήνα.
Μέσω της εφαρμογής timologio
Η ΑΑΔΕ έχει φτιάξει και τη δική της δωρεάν εφαρμογή έκδοσης τιμολογίων, την timologio, η οποία διαβιβάζει αυτόματα τα παραστατικά στο myDATA σε πραγματικό χρόνο. Βολική επιλογή για ελεύθερους επαγγελματίες που θέλουν κάτι απλό.
Μέσω ΦΗΜ (ταμειακή μηχανή)
Για τις λιανικές πωλήσεις, οι ταμειακές μηχανές που είναι συνδεδεμένες online με την ΑΑΔΕ στέλνουν τα στοιχεία αυτόματα, από 1 λεπτό έως 24 ώρες μετά την έκδοση.
Προθεσμίες διαβίβασης παραστατικών
Εδώ είναι ένα σημείο που πολλοί επιχειρηματίες μπερδεύονται. Οι προθεσμίες ποικίλλουν ανάλογα με τον τρόπο έκδοσης του παραστατικού.
Για τιμολόγια που εκδίδονται μέσω Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, η διαβίβαση γίνεται σε πραγματικό χρόνο. Για παραστατικά που εκδίδονται μέσω εμπορικών ή λογιστικών προγραμμάτων, η προθεσμία είναι μέχρι την επόμενη ημέρα από την ημερομηνία έκδοσης.
Οι λιανικές πωλήσεις από διασυνδεδεμένες ταμειακές φτάνουν στο myDATA μέσα σε λίγες ώρες. Για οντότητες που δεν χρησιμοποιούν ΦΗΜ αλλά εκδίδουν στοιχεία λιανικής μέσω ERP συμβατών με το myDATA, η διαβίβαση γίνεται επίσης μέχρι την επόμενη ημέρα, αντί για τις 5 ημέρες που ίσχυαν παλιότερα.
Εκτός από τη διαβίβαση των παραστατικών, ο κάθε υπόχρεος πρέπει τουλάχιστον μία φορά τον μήνα να ελέγχει αν τα δεδομένα του συμφωνούν με αυτά της ΑΑΔΕ, να κάνει έναν πρόχειρο έλεγχο ΦΠΑ και να συγκρίνει τα αποτελέσματα με αυτά που παράγει το σύστημα.
Παραστατικά διακίνησης: Η μεγάλη αλλαγή 2025-2026
Το myDATA δεν μένει στάσιμο. Από το 2025 μπήκε σε εφαρμογή η υποχρεωτική ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών διακίνησης αγαθών, δηλαδή των δελτίων αποστολής που παλιότερα εκδίδονταν χειρόγραφα ή εκτυπώνονταν σε μπλοκ.
Η υλοποίηση γίνεται σε δύο φάσεις. Η Α’ φάση ξεκίνησε την 1η Απριλίου 2025 και αφορούσε μεγαλύτερες επιχειρήσεις με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά. Η Β’ φάση τέθηκε σε ισχύ την 1η Οκτωβρίου 2025 και επέκτεινε την υποχρέωση σε ευρύτερες κατηγορίες επιχειρήσεων. Από την 1η Ιανουαρίου 2026, οι φορείς του Δημοσίου που διακινούν αγαθά είναι επίσης υποχρεωμένοι να εκδίδουν ψηφιακά παραστατικά διακίνησης.
Πρακτικά, αυτό σημαίνει πως το φορτηγό που μεταφέρει εμπορεύματα δεν κυκλοφορεί πλέον με χαρτί, αλλά με ψηφιακό παραστατικό που έχει ήδη ενημερώσει την ΑΑΔΕ. Αν ασχολείστε με εμπορία αγαθών ή μεταφορές, οφείλετε να έχετε ευθυγραμμιστεί ήδη με αυτές τις υποχρεώσεις.
Γιατί είναι σημαντική η σωστή διαβίβαση
Υπάρχει ένας λόγος που οι λογιστές τρέχουν συνεχώς να ελέγχουν τα myDATA. Αν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ των δικών σας βιβλίων και των ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ, προκύπτουν τρία μεγάλα προβλήματα.
Πρώτον, κίνδυνος ελέγχου. Οι ελεγκτικές υπηρεσίες χρησιμοποιούν πλέον τα δεδομένα του myDATA ως βασικό εργαλείο διασταύρωσης. Αν τα νούμερά σας δεν κουμπώνουν, θα σας αναζητήσουν.
Δεύτερον, προβλήματα με επιστροφές φόρου. Οι επιστροφές ΦΠΑ και φόρου εισοδήματος συνδέονται άμεσα με τα δεδομένα που έχουν σταλεί. Παράλειψη ή λάθος σημαίνει καθυστέρηση ή και απώλεια του ποσού επιστροφής.
Τρίτον, κυρώσεις για μη συμμόρφωση. Υπάρχουν συγκεκριμένες κυρώσεις για την παραβίαση της υποχρέωσης ηλεκτρονικής διαβίβασης δεδομένων στην ΑΑΔΕ, που μπορούν να φτάσουν σε σημαντικά πρόστιμα ανάλογα με τη φύση και τη διάρκεια της παράβασης.
Τι πρέπει να κάνετε πρακτικά ως επιχειρηματίας
Αν έχετε ήδη λογιστή και ERP, πιθανότατα είστε σε καλό δρόμο και το μόνο που χρειάζεται είναι να βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμά σας είναι σωστά συνδεδεμένο με την ΑΑΔΕ. Αν όμως ξεκινάτε τώρα ή δουλεύετε ακόμα με χειρόγραφα μπλοκ και excel, υπάρχουν τρία βήματα που πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε.
Πρώτα, επιλέξτε κανάλι διαβίβασης που ταιριάζει στον όγκο και το είδος των συναλλαγών σας. Μετά, συζητήστε με τον λογιστή σας για τους χαρακτηρισμούς των εσόδων και εξόδων, γιατί εκεί κρύβονται τα περισσότερα λάθη. Και τέλος, μπείτε εσείς ο ίδιος στην πλατφόρμα myDATA κάθε μήνα, έστω για πέντε λεπτά, και δείτε τι έχει σταλεί. Δε χρειάζεται να γίνετε λογιστής, αλλά πρέπει να ξέρετε τι περνάει στο όνομά σας.
Με λίγα λόγια
Το myDATA είναι η ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ όπου καταγράφονται όλα τα λογιστικά και φορολογικά δεδομένα των ελληνικών επιχειρήσεων, μικρών και μεγάλων. Αφορά καθέναν που εκδίδει τιμολόγια, η διαβίβαση γίνεται κυρίως μέσω ERP, παρόχου ή της δωρεάν εφαρμογής timologio, και οι προθεσμίες είναι πλέον πολύ πιο σφιχτές από ό,τι παλιά. Από το 2025-2026, η υποχρέωση επεκτάθηκε και στα παραστατικά διακίνησης αγαθών, οπότε αν δεν έχετε ήδη ευθυγραμμιστεί, ήρθε η ώρα να το κάνετε.